Unser Dokumentationssystem ist auf Audit gebaut — nicht im Audit-Fall hergestellt. Jedes Dokument, das wir bei einer Prüfung vorlegen, existiert bereits in unserer Standardform. Diese Konsistenz ist die Voraussetzung für planbare Compliance-Nachweise.
Was wir dokumentieren
- Übergabeprotokolle — Bei Abholung und Anlieferung; Bestätigung von Stückzahl, Gerätetyp und Versiegelung.
- Inventarlisten — Mit Seriennummern, sobald dies vom Kunden angefordert wird.
- Vernichtungszeugnisse — Nach DIN 66399, mit angewandter Sicherheitsstufe und Vier-Augen-Bestätigung.
- Entsorgungsnachweise — ElektroG-konform mit EAR-Registriernummer und Materialfraktionen.
- CO₂-Berichte — Methodisch fundiert mit Quellenangaben.
- Materialrückgewinnungsberichte — Mit Substitutionseffekt und Downstream-Wegen.
Aufbewahrung
Wir bewahren alle auftragsbezogenen Dokumente für mindestens 10 Jahre digital auf. Das ist länger als die gesetzliche Mindestanforderung — und ein bewusster Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden, deren DSGVO-Verjährungsfristen und Revisionsanforderungen über diese Spanne hinwegreichen.
Service-Level für Nachausstellungen
- Standard-Nachausstellung — Innerhalb von 48 Stunden nach Anfrage.
- Express-Nachausstellung — Innerhalb von 4 Stunden (gegen Aufpreis, für Akutfälle).
- Großauftrags-Nachausstellung — Für Sammelanfragen über mehrere Aufträge: 5 Werktage.
Audit-Unterstützung
Wird einer unserer Kunden auditiert (BaFin, Aufsicht, Datenschutzbehörde, Wirtschaftsprüfung), unterstützen wir kostenfrei mit:
- Sammelauszug aller Aufträge des Prüfzeitraums
- Telefonischer Auskunft an den prüfenden Auditor (mit Mandat des Kunden)
- Vor-Ort-Termin in unserer Anlage zur Besichtigung der Prozesse
Kundenaudits
Sie haben das Recht, unsere Anlage und Prozesse zu auditieren — sowohl vor Vertragsabschluss als auch laufend. Wir bitten um Voranmeldung mit mindestens vier Wochen Vorlauf und stellen sicher, dass die für Sie relevanten Bereiche und Mitarbeitenden verfügbar sind. Bei strategischen Großkunden vereinbaren wir regelmäßige Jahresaudits als festen Vertragsbestandteil.
Berichtsformate
- PDF — Standardformat für Compliance- und Revisionsablage.
- Excel / CSV — Für maschinelle Weiterverarbeitung in Ihren ESG- und Compliance-Tools.
- Strukturierte API-Übergabe — Für Konzernkunden mit eigenem Compliance-Portal (auf Anfrage).
Datenschutz bei der Berichterstattung
Berichte gehen ausschließlich an den auftraggebenden Kunden oder dessen schriftlich benannten Empfänger. Sammelberichte über mehrere Kunden hinweg gibt es nicht — jeder Bericht ist eindeutig zugeordnet. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform mit AVV nach Art. 28.
Sprechen Sie uns an unter +49 342 0669 4832 oder hello@cyclotronix.com, um unsere Dokumentations- und Aufbewahrungsrichtlinie anzufordern.