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Chain of Custody

Chain of Custody ist kein abschließendes Zertifikat. Es ist ein kontinuierliches Dokumentationssystem, das die Verfügungsgewalt über jeden einzelnen Datenträger zu jedem Zeitpunkt nachweisbar macht. Diese Lückenlosigkeit ist der juristische Beweis bei DSGVO-Auskunftsersuchen, Datenpannen-Untersuchungen oder Revisionsprüfungen.

Was Chain of Custody bedeutet

Jeder Datenträger erhält bei der Abholung eine eindeutige Identifikation (Barcode oder RFID), die durch jede Bearbeitungsstation mitläuft. Jeder Wechsel der Verantwortung wird mit Datum, Uhrzeit, beteiligten Personen und Lokation dokumentiert — bis zur finalen Vernichtung.

Unser Tracking-System Schritt für Schritt

  • Bei der Abholung — Erfassung jedes Datenträgers mit Seriennummer, Standort und Übergabeperson. Sealing der Transportbehälter.
  • Im Transit — Versiegelte Behälter, GPS- Tracking des Transportfahrzeugs, Plombennummern dokumentiert.
  • Beim Wareneingang — Vier-Augen-Empfangs­kontrolle, Abgleich gegen die Abholliste, Plombenintegritätsprüfung.
  • Während der Verarbeitung — Lokationsnachweis (zugangsbeschränkter Sicherheitsbereich), Personalprotokoll (wer hat wann mit dem Datenträger gearbeitet), Foto­dokumentation bei besonderen Aufträgen.
  • Bei der Vernichtung — Vier-Augen-Bestätigung, Zeitstempel, Zuordnung zum Vernichtungsverfahren und Sicherheitsstufe.
  • Im Archiv — Dauerhafte Speicherung des Vernichtungsprotokolls für 10 Jahre.

Wann Sie den Nachweis brauchen

  • DSGVO-Auskunftsersuchen — Wenn ein Betroffener fragt, was mit seinen Daten geschehen ist.
  • Datenpannen-Untersuchung — Beweis, dass spezifische Daten nicht mehr existieren.
  • Revisionsprüfung — Wirtschaftsprüfer und interne Revision verlangen lückenlose Nachweise.
  • BaFin-Sonderprüfung — Bei Finanzdienstleistern ist die Aussonderungsdokumentation Standardprüfungsgegenstand.
  • Behördenanfragen — Strafverfolgung oder Aufsicht kann konkrete Datenträger-Schicksale erfragen.

Was im Dokumentenpaket enthalten ist

  • Inventarliste mit Seriennummern
  • Übergabe-/Übernahmeprotokolle (beide Richtungen)
  • Transportprotokoll mit Plombennummern und GPS-Zusammenfassung
  • Bearbeitungsprotokoll je Datenträger
  • Vernichtungszeugnis mit Datum und Sicherheitsstufe
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO Art. 28

Aufbewahrung

Die komplette Chain-of-Custody-Dokumentation wird für mindestens 10 Jahre digital aufbewahrt. Nachausstellungen liefern wir innerhalb von 48 Stunden in PDF- oder Excel-Format.

Muster-Dokumentenpaket

Auf Anfrage senden wir Ihnen ein anonymisiertes Muster-CoC- Dokumentenpaket — mit allen Strukturen und Datenfeldern, nur Klient-Identifikation und Seriennummern redigiert. Das ist überzeugender als jede Beschreibung.

Sprechen Sie uns an unter +49 342 0669 4832 oder hello@cyclotronix.com.